Implantação do sistema de informação na organização. E agora?

Foi um dúvida cruel para muitos gestores das mais diferentes áreas do Brasil: Implantar ou não o sistema de informação nas organizações? E ainda podemos encontrar muitos colegas gestores estão se fazendo essa pergunta, e ainda, como fazer esta implantação. Pensando nesse contexto esse post vem apontar definitivamente os benefícios da implantação dos sistemas de informação e o que a empresa pode ter como vantagem competitiva a partir do desenvolvimento de um sistema bem desenvolvido.

Para Mañas (1999), a informação transformou-se em recurso fundamental em qualquer organização.

Sistemas de informações já são muito utilizados nas empresas, pois é através desse mecanismo que o gestor faz a tomada de decisão, define estratégias, modifica algum aspecto do processo que não esteja atingindo o objetivo esperado, entre outras coisas. Um sistema coerente e que mostre realmente o que se passa na empresa facilita muito o trabalho do líder, porém um sistema falho consequentemente faz com que o gestor da organização tome decisões equivocadas por não ter informações corretas em mãos.

Trabalhar no sentido de desenvolver um sistema de informação otimizado e seguro é o grande desafio para os lideres atualmente, pois esse instrumento envolve toda a organização, desde o cliente ate o CEO da empresa. Ter a informação ideal, no momento certo, e nas mãos das pessoas correta, é um trabalho que envolve um estudo minucioso de cada detalhe da organização.

Sistemas de informação e a organização

O sistema de informação tem sua importância vinculada a segurança na tomadas de decisões, mostrar com mais facilidade para os gestores como sua empresa esta perante seus clientes, facilitar o feedback entre os colaboradores, entre outros fatores. Mas o que viria a ser o sistema de informação?

Campos Filho (1994) conceituam o SI – do ponto de vista do seu gerenciamento– como uma combinação estruturada entre os componentes práticos de trabalho (os métodos usados pelos recursos humanos para desempenhar suas atividades) com outros três componentes: informação (o conjunto de dados com forma e conteúdo adequados para um determinado uso); recursos humanos (quem coleta, processa, recupera e utiliza os dados); e tecnologias de informação (o conjunto de hardware e software que executa as tarefas de processamento das informações dos SI’s). Tudo, porém, deve ser organizado e orientado para que os objetivos organizacionais sejam atendidos da melhor forma possível. Apesar de não ser propriamente um componente do SI, os objetivos organizacionais determinam as práticas de trabalho, provendo os critérios que levam à decisão de como e quando essas práticas devem ser alteradas e adaptadas. Nesta concepção mais abrangente de um SI, todos os componentes são importantes, porém se enfatiza que “o ponto focal para o entendimento da natureza do SI são as práticas de trabalho, e não a tecnologia da informação, como pode parecer à primeira vista”, Campos Filho Apud Andrade e Falk (2001).

O SI esta ligado com toda a organização e não somente a área de TI como às vezes e confundida. O TI envolve a parte de processamento dos dados para gerar as informações desejadas ao SI, enquanto o SI envolve todas as informações pertinentes, os colaboradores envolvidos e a parte de TI, por isso sua complexidade.

Seguindo esse raciocínio Laudon (2007) define SI como um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam (ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Alem de dar apoio a tomada de decisões, a coordenação e ao controle, esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos.

Depois de conhecer a definição de SI o gestor deve conhecer também quais os tipos existentes, para que ele saiba com agir de acordo com cada necessidade de sua empresa. Vários autores têm opiniões diversas sobre os tipos de SI, mas a maioria segue uma linha de raciocínio semelhante ao de O’Brien. Sobres os tipos de SI O’Brien Apud Cortes (2008) observa, em termos conceituais, que os sistemas de informação são passiveis de classificação por diferentes formas, sendo possíveis agrupá-los em sistemas de apoio as operações e sistema de apoio gerencial.

Os sistemas de apoio as operações segundo O’Brien Apud Cortes (2008) atuam no processamento de transações e controle de processos industriais, mas sem fornecer informações (ou produtos de informação) especificas para uso adequado pelos gerentes. Enquanto os sistemas de apoio gerencial são sistemas que fornecem informações para a tomada de decisões desde os escalões superiores ate gerentes de nível médio e supervisores.

Vantagens do sistema de informação na organização

Muito tem se falado sobre inovação na área de tecnologia, facilidade de acesso as informações, globalização e vários outros assuntos. E junto com tudo isso algo muito importante cresceu e trouxe vários benefícios para as empresas que e o SI.

Com a implantação a empresa conquista uma vantagem competitiva, segundo Laudon (2007) pode se usar o SI para conseguir liderança em custos, diferenciação de produto, foco em nicho de mercado e intimidade com o cliente e o fornecedor. Sem contar que a internet pode trazer um impacto ainda maior em relação aos seus concorrentes.

Organizações que não trabalham o SI ou ate desenvolvem mais de forma equivocada acaba sofrendo com vários fatores no decorre do processo produtivo. Por exemplo: o SI é um instrumento que interliga todos os setores da empresa, e quando esse mecanismo falha as informações acabam chegando com ruídos, faltando informações, às vezes ate chegam corretamente, no entanto essa informação chega atrasada nas mãos do responsável, o que acaba acarretando falhas no sistema.

Uma empresa que trabalha com um sistema complexo, quando o SI não esta devidamente ajustado o gestor acaba não sabendo qual decisão tomar para sanar os equívocos que ocorrem dentro da organização. Geralmente e tomada decisão de correção para corrigir os erros e não para corrigir o que esta ocasionando o erro, ou seja, o setor final que mostra o resultado do processo quase sempre acaba levando a culpa pelos erros cometidos dentro do sistema, o que é um equivoco, pois esse erro pode ter vindo de outro setor, ou ser uma somatória de erros de vários setores que acabam por desembocar no resultado final.

A partir do momento que o líder percebe que o problema não e somente o setor final, e descobre que o que esta realmente falhando e o SI da empresa, ele passa a ter mais alternativas para conseguir diminuir os problemas existentes dentro da organização em relação aos erros cometidos.

Para Laudon (2007), muitos administradores trabalham as cegas, sem nunca poder contar com a informação certa na hora certa para tomar uma decisão abalizada, e há aqueles que se apoiam em previsões, palpites ou na sorte. O que ocasiona uma produção insuficiente ou excessiva de bens e serviços, má alocação de recursos e falta de timing.

Mas antes de tomar qualquer medida corretora em relação aos equívocos, o empresário deve primeiramente reformular a forma como e desenvolvida o SI da sua empresa. Ele deve desenvolver um sistema compatível com as necessidades da organização, e tornar o mais simples possível o manuseio do sistema pelos colaboradores que estarão diretamente envolvidos com o tratamento das informações.

Assim que esse problema estive solucionado o gestor poderá ir atrás dos problemas do sistema, pois com o SI ajustado o trabalho de correção será facilitada, e com as informações corretas em mãos o responsável saberá onde esta os gargalos existentes, onde esta tendo ruído de informações, e assim traçar estratégias corretivas e em longo prazo traçar estratégias preventivas no sentido de que essas falhas não venham mais acontecer na organização.

Alem evitar esses problemas o SI também traz a organização benefícios como aumento da produtividade, e a diminuição do retrabalho, pois como sistema funcionando corretamente o numero de erros diminuirá consideravelmente, fazendo com que a empresa ganha tanto em tempo de trabalho, diminuição dos custos de produção e diminuição do desperdício de insumos.

O SI também serve para aumentar a interação da empresa com seu cliente, aumentando assim seu grau de confiança e fidelizando seus clientes. Um exemplo de como o SI pode ser usado no relacionamento com os clientes e através de um cadastro eficiente, que guarda informações sobre os gostos e prioridades dos clientes, assim a empresa poderá divulgar promoções e produtos novos de forma personalizada para cada cliente de acordo com a informação do banco de dados da empresa.

Uma alternativa para a fidelização do cliente é usar as informações contidas no banco de dados para um cartão de felicitação quando o cliente fizer aniversario, ou em datas comemorativas como páscoa, natal e ano novo. Alem de ser um instrumento que ira fazer com que o cliente lembre-se da empresa, a pessoa também se sentira especial com esse simples gesto por parte da empresa.

Esse pensamento vai de acordo com que Laudon (2007) diz, que quando uma empresa conhece de verdade seus clientes e os atende bem, do jeito que eles querem ser atendidos, a reacao tipica deles e voltar a essa empresas e comprar mais, aumentando assim as receitas e os lucros da empresa.

Considerações Finais

De modo geral o SI cresceu muito com o advento da globalização, mas se fossemos citar algo que motivasse a implantação e o aprimoramento continuo desse sistema na organização, o que seria o principal motivador? Segundo Laudon (2007) a intenção das empresas é atingir seis importantes objetivos organizacionais: excelência operacional, novos produtos, serviços e modelos de negócios, relacionamento mais estreito com clientes e fornecedores, melhor vantagem competitiva e sobrevivência no mercado.

De fato o pensamento Laudon sintetiza objetivamento a razão principal de ser ter um SI bem elaborado e ativo dentro das organizações, caso contrario essa empresa não atingira as metas esperadas.

Mas para isso o gestor deve estar atento as novidades tecnológicas que surgem aos montes e saber o que e necessário e o que e supérfluo para a empresa. Alem disso também dever manter um bom relacionamento com seus parceiros comerciais e principalmente com seus colaboradores, pois com uma equipe unida e motivada o trabalho acaba fluindo de forma mais rápida e objetiva, consequentemente a organização acaba obtendo melhores resultados.

Fonte: Administradores.com