Como terminar com as reuniões improdutivas?

Parece bastante estranho afirmar, mas atualmente podemos dizer que as reuniões estão no topo da lista dos vilões da produtividade dentro das empresas.

Os encontros que acontecem sem objetivos bem definidos e envolvem todos os colaboradores (mesmo aqueles que não fazem parte do projeto debatido) são prejudiciais e geralmente não agregam nada a ninguém. E isso acontece nas mais diversas áreas, desde nas áreas esportivas (ou você acha que atletas e técnicos nunca se reúnem?) até no mercado de vendas, com reuniões envolvendo clientes e vendedores.

Sabendo disso, criei o que chamo de Declaração de Acordo, uma técnica que tem como objetivo colocar fim às reuniões improdutivas. Pois é, pode parecer um objetivo difícil de ser atingido, mas eu garanto que não é. A Declaração de Acordo funciona e eu vou te explicar como:

O que é?

Como a minha área de atuação é vendas, vou explicar a Declaração de Acordo trazendo ela para a minha realidade. Porém, você pode adaptar para a sua, seja qual for, mudando apenas os personagens da cena que vou descrever.

O vendedor, por exemplo, pode ser o técnico, e o cliente o atleta. Ou então podemos ter chefe e funcionário. Até mesmo pai e filho… O que eu chamo de Declaração de Acordo nada mais é do que uma lista de seis informações sobre o cliente que quando o vendedor tem em mãos antes de entrar em uma reunião aceleram o processo e fazem com que ela se torne muito mais efetiva.

Afinal, como você vai ver, com essas informações não será preciso perder tempo durante a reunião para entender coisas básicas. A Declaração de Acordo inclui os seguintes itens:

1) Características do negócio, participação de mercado, tendências e concorrentes;

2) De quem e como o cliente compra produtos parecidos com o que o vendedor está oferecendo. O que ele considera? Preço, entrega, etc.);

3) Quais as preocupações e necessidades atuais da empresa do cliente?;

4) Como é a relação dele com produtos como os que o vendedor vende?;

5) Qual e onde se localiza o nível de exigência de qualidade desse cliente?;

6) Quais soluções/produtos ele já utilizou com sucesso no histórico da empresa dele?

Como você pode observar, os questionamentos se basearam no famososo sistema “5W2H”, que lista as perguntas “o que, quem, como, quando, onde, por que e quanto custa” como sendo as informações mais importantes para se obter sobre qualquer acontecimento. Ou seja, se o que eu reuni até aqui parece não ser aplicável no seu dia a dia tenha em mente que SEMPRE o 5W2H o será!

Como obter essas informações

Uma pesquisa no site oficial da empresa do cliente, um bate-papo com antigos fornecedores, colaboradores da empresa e assim por diante. Essas são algumas das maneiras que você pode obter informações para elaborar sua Declaração de Acordo. Mas, independente da forma que você escolher para buscar essas respostas, o importante é consegui-las. Elas dão um conhecimento de causa que faz toda a diferença durante a reunião.

Isso trará resultados positivos tanto naquele momento quanto no resto do relacionamento com o cliente, pois ele passará a enxergá-lo como alguém preocupado com os interesses dele. Simples assim. Mas não só isso, claro. Além da Declaração de Acordo, é preciso definir exatamente quais temas serão abordados na reunião e ter em mente que sair da rota nesse caso definitivamente não é a melhor opção.

Afinal, se o que você quer é garantir a produtividade do encontro precisa escolher um caminho e segui-lo até o fim. Com isso, você não apenas se assegura de que a reunião será do jeito que você espera, mas também que o dia da reunião será otimizado, pois vai sobrar tempo para fazer todas as outras tarefas importantes da sua agenda. Pense nisso!

Artigo de Claudio Diogo, publicado no site Tekoare.